Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (Kepmenpan RB) Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, menyatakan sebagai berikut. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih serta dalam menjaga dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan agar senantiasa berada pada pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional dengan menjadikan Arsip yang tercipta sebagai sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa, dan negara. Dengan tujuan penyelenggaraan Kearsipan untuk menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat, diperlukan Sistem Penyelenggaraan Kearsipan Nasional (SPKN) yang komprehensif dan terpadu, mampu mengidentifikasikan keberadaan Arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi dalam suatu Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN). SIKN dimaksudkan untuk dapat menyajikan informasi autentik, legal, utuh, lengkap, dan terpercaya serta mewujudkan Arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Seiring dengan kemajuan teknologi, pemanfaatan teknologi mulai diterapkan pada Bidang Kearsipan oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah seperti penciptaan Arsip yang awalnya menggunakan kertas menjadi berbasis elektronik, penggunaan Arsip yang awalnya dilakukan secara luring (offline) menjadi secara daring (online), penyimpanan Arsip yang awalnya disimpan di depo Arsip menjadi penyimpanan didalam basis data, pengiriman surat yang awalnya dilakukan secara manual menjadi secara elektronik. Praktik pemanfaatan teknologi tersebut masih menimbulkan beberapa permasalahan yaitu pengelolaan Kearsipan secara elektronik yang silo, pengiriman surat secara elektronik menggunakan kanal yang tidak andal dan terpercaya, serta adanya pemalsuan dan akses tidak sah atas Arsip yang berakibat kurangnya kepercayaan masyarakat pada keabsahan Arsip yang dihasilkan dari kegiatan administrasi pemerintahan. Selain permasalahan diatas, Hasil Evaluasi SPBE tahun 2019 juga menunjukkan Indeks SPBE Nasional pada angka 2,18 serta capaian Indikator Layanan Naskah Dinas adalah 1,95 yang menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi pada Bidang Kearsipan masih belum merata dan tidak terintegrasi antar-instansi pemerintah.
Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan di atas, Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik mengatur bahwa pelayanan ketersediaan Arsip dan informasi terpercaya di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dilakukan melalui penyediaan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD) yang sistemik, komprehensif, dan terpadu untuk menghadapi tantangan global perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dalam hal untuk meningkatkan akses dan mutu layanan Kearsipan kepada masyarakat, AUBKD dapat diintegrasikan dengan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Penerapan AUBKD oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah diharapkan dapat meningkatkan efisiensi penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan penyelenggaraan Kearsipan yang terpadu.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (Kepmenpan RB) Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, menyatakan sebagai berikut.
KESATU : Menetapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai Aplikasi UmumBidang Kearsipan Dinamis.
KEDUA
: Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada Diktum
Kesatu berlaku secara nasional.
KETIGA
: Pengembangan dan pembinaan penerapan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
pada unsur:
a. proses bisnis dan data dilaksanakan oleh lembaga
pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan;
b. teknologi informasi dan komunikasi dilaksanakan oleh kementerian
yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika;
dan
c. keamanan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
dilaksanakan oleh lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan tugas
pemerintahan di bidang keamanan siber.
KEEMPAT
: Pimpinan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah menerapkan Aplikasi Umum Bidang
Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada Diktum Kesatu di lingkungan
instansi masing-masing.
KELIMA
: Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada Diktum
Kesatu memiliki persyaratan sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Menteri ini.
Menurut
Lampiran Keputusan Menpan RB atau Kepmenpan RB Nomor 679 Tahun
2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, dinyatakan bahwa Penetapan
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis ini dimaksudkan sebagai dasar acuan bagi
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan layanan administrasi
pemerintahan berbasis elektronik. Sedangkan tujuan Aplikasi Umum Bidang
Kearsipan Dinamis adalah:
1.
Mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan di Bidang Kearsipan Dinamis yang
berkualitas dan terpercaya di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah;
2.
Mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan Kearsipan Dinamis berbasis
elektronik; dan
3.
Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan
akuntabel melalui penerapan SPBE Bidang Kearsipan Dinamis di Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah.
Adapun
Ruang lingkup Persyaratan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dibatasi pada:
1.
Persyaratan Proses Bisnis;
2.
Persyaratan Data;
3.
Persyaratan Teknologi Informasi dan Komunikasi; dan
4.
Persyaratan Keamanan SPBE.
Link
download Salinan dan Lampiran Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (Kepmenpan RB)
Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, melalui
link di bawah ini
Link
download Kepmenpan RB Nomor 679 Tahun
2020 (disini)
Demikian
informasi tentang Kepmenpan RB Nomor 679
Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. Semoga ada
manfaatnya, terima kasih.
