SE Menpan RB Nomor 62 Tahun 2020 Tentang Penyelamatan Arsip
Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dilatarbelakangi bahwa Pada awal tahun 2020, Corona Virus Disease 2019
(COVID-19) telah mempengaruhi kehidupan banyak masyarakat di dunia, termasuk
Indonesia. Karena penyebarannya yang menjangkau hampir ke seluruh dunia, WHO
telah menetapkan COVID-19 sebagai pandemi global. Pandemi COVID-19 bersifat
luar biasa dan berdampak luas bukan hanya pada sektor kesehatan melainkan juga
pada aspek politik, ekonomi, sosial budaya, pertahanan, keamanan, dan
kesejahteraan masyarakat.
Sejak ditetapkan
sebagai kedaruratan kesehatan melalui Keputusan Presiden Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2020 tentang Penetapan Kedaruratan
Kesehatan Masyarakat Corona Virus Disease 2019 (COVID-19), Pemerintah dan
Pemerintahan Daerah telah menerbitkan seranglcaian
kebijakan dalam rangka penanganan pandemi CO VID-19. Kinerja mstansi
pemerintah dalam menangani pandemi COVID-19, alokasi berbagai sumber daya,
serta dampak yang timbul di tengah kehidupan masyarakat, pemerintah, bangsa,
dan negara, perlu direkam dan diselamatkan dengan baik sebagai bentuk
akuntabilitas kinerja dan sumber pembelajaran yang berharga bagi setiap
generasi Indonesia, bahkan masyarakat dunia.
Rekaman dan cara
instansi pemerintah dalam penanganan COVID-19 tersebut menjadi warisan
dokumenter dalam konteks pengurangan dan manajemen risiko bencana. Warisan
dokumenter tersebut merupakan sumber daya penting untuk memberikan perspektif
historis mengenai upaya pemerintah maupun warga negara dalam penanganan pandemi
COVID-) 9 sebagai bagian dan pelestarian dan aksesibilitas arsip termasuk arsip
dalam bentuk digital.
Maksud dan Tujuan
ditetapkan Surat Edaran (SE) Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan) Nomor 62 Tahun
2020 Tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Corona Virus Disease 2019 (Covid-19)
dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah adalah untuk memberikan
panduan kepada instansi pemerintah yang menjadi pencipta arsip dan lembaga
kearsipan dalam melaksanakan penyelamatan arsip penanganan COVID-19 sebagai
bukti akuntabilitas kinerja dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara serta menjamin ketersediaan arsip untuk generasi yang akan datang.
Ruang lingkup SE Menpan Nomor 62 Tahun 2020 Tentang Penyelamatan
Arsip Penanganan Corona Virus Disease 2019 (Covid-19) dalam Mendukung Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah meliputi penyelamatan arsip penanganan COVID-1 9
oleh instansi pemerintah pencipta arsip dan pelestarian arsip statis oleh
lembaga kearsipan.
Isi Surat Edaran
(SE) Menpan Nomor Tahun 2020 Tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam
Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, adalah sebagai berikut.
1. Pencipta arsip
melakukan penyelamatan arsip penanganan COVID-19 dengan tahapan sebagai
berikut:
a) persiapan;
b) pendataan dan
identifikasi arsip; c) penataan dan pendaftaran arsip;
d) verifikasi/penilaian
arsip; dan e) penyerahan arsip statis.
2. Tahapan pelaksanaan
penyelamatan arsip penanganan COVID-1 9 sebagaimana dimaksud pada angka 1,
dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi,
serta berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
3. Kriteria arsip
penanganan CO VID- 19 yang perlu diselamatkan meliputi:
a) arsip yang tercipta
dalam rangka penetapan dan pelaksanaan
kebijakan percepatan
penanganan COVID- 19;
b) arsip yang tercipta
dalam rangka pengoordinasian dan pengendalian pelaksanaan kegiatan percepatan
penanganan
COVID-1
c) arsip yang tercipta
dalam rangka pengawasan pelaksanaan percepatan penanganan CO VID-1 9;
d) arsip yang tercipta
dalam rangka pengerahan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan percepatan
penanganan COVLD-1
e) arsip yang tercipta
dalam rangka pelaporan percepatan penanganan COVID-1 9;
f) arsip yang tercipta
sebagai akibat atau dampak penanganan COVID-1 9 baik secara langsung maupun
tidak langsung; dan
g) arsip yang tercipta
dalam upaya penanggulangan COVID-19 antara lain dan tidak terbatas pada
inovasi, sarana dan prasarana/ infrastruktur, pengobatan/ vaksin, perawatan
pasien, penggunaan teknologi dan hasil riset.
4. Arsip penanganan
COVID-19 yang benilai guna kesejarahan diserahkan kepada lembaga kearsipan.
5. Apabila fisik arsip
penanganan COVID-19 yang memiliki nilai kesejarahan belum dapat diserahkan
karena masih memiliki nilai guna primer atau hal lain, maka pencipta arsip
melaporkan daftar arsip dan mengamankan keberadaan fisik arsipnya sampai dengan
diserahkan kepada lembaga kearsipan.
6. ANRI melakukan
monitoring dan evaluasi terhadap pelaporan daftar arsip dan penyelamatan arsip
penanganan COVID-l 9. Hasil monitoring dan evaluasi tersebut dilaporkan kepada
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reforniasi Birokrasi secara berkala.
7. Penentuan pencipta
arsip yang menangani secara langsung COVID-19 berdasarkan Keputusan Presiden
Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2020 tentang Gugus Tugas Percepatan Penanganan
Corona Virus Disease 2019 (CO VID-1 9) sebagaimana terakhir kali diubah dengan
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2020 dan pencipta arsip
lain ditetapkan lebih lanjut oleh ANRI dan leinbaga kearsipan sesuai dengan
wilayah kerjanya. Penentuan pencipta arsip yang menangani secara langsung
COVID-19 dan pencipta arsip lainnya yang ditetapkan oleh ANRI dilaporkan kepada
Menteri Pendayagunaan dan Reformasi Birokrasi.
8. Penyelamatan arsip
penanganan COVID-19 selesai diserahkan paling lama 2 (dua) tahun setelah
pandemi COVID-19 di wilayah Indonesia dinyatakan berakhir oleh Pemerintah.
Link download SE Menpan
Nomor 62 Tahun 2020 (disini)
Demikian
informasi tentang SE Menpan RB Nomor 62
Tahun 2020 Tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah. Semoga ada manfaatnya.
