Berdasarkan Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud), yang dimaksud Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, dan penyampaian Naskah Dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan.
Dalam
Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 Tentang
Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemendikbud, dinyatakan bahwa Naskah Dinas
terdiri atas: Naskah Dinas Arahan; Naskah Dinas korespondensi; Naskah Dinas
khusus; dan Naskah Dinas lainnya. Tata Naskah Dinas tersebut dapat dilaksanakan
secara manual dan/atau elektronik.
1.
Naskah Dinas Arahan
Dalam Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 Tentang
Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud),
dinyatakan bahwa Naskah Dinas Arahan terdiri atas: Naskah Dinas pengaturan; Naskah
Dinas penetapan; dan Naskah Dinas penugasan.
a)
Naskah Dinas pengaturan
Adapun Naskah Dinas
pengaturan terdiri atas: peraturan; instruksi; prosedur operasional standar;
dan surat edaran.
Peraturan merupakan
Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur, dan
memuat kebijakan pokok. Peraturan disusun dengan teknik dan format sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai
pembentukan peraturan perundangundangan.
Instruksi merupakan
Naskah Dinas yang memuat petunjuk/arahan lebih lanjut sebagai kebijakan atas pelaksanaan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Instruksi ditetapkan dan ditandatangani
oleh Menteri.
Penetapan dan
penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Instruksi
ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Prosedur operasional
standar merupakan serangkaian tahap pelaksanaan tugas unit kerja yang
dibakukan. Prosedur operasional standar ditetapkan dan ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk paling rendah pemimpin
unit kerja. Prosedur operasional standar) ditetapkan untuk:
a. menyederhanakan,
memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk;
b. memperlancar dan
memperjelas pelaksanaan kegiatan; dan
c. meningkatkan
kolaborasi antara pimpinan dan staf.
Prosedur operasional
standar ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Surat edaran
merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang
penting dan mendesak. Surat edaran ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri,
pejabat pimpinan tinggi madya, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian. Penetapan
dan penandatanganan surat edaran dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Surat edaran ditetapkan
dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
b) Naskah Dinas Penetapan
Naskah Dinas
penetapan merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan yang bersifat
menetapkan. Naskah Dinas penetapan dimuat dalam bentuk surat keputusan. Surat
keputusan digunakan untuk:
a.
menetapkan atau mengubah status kepegawaian, barang milik negara, atau
peristiwa kedinasan;
b.
menetapkan, mengubah, atau membubarkan suatu kepanitiaan atau tim; atau
c.
menetapkan pelimpahan wewenang.
Naskah Dinas penetapan
ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya,
pejabat pimpinan tinggi pratama, pemimpin UPT, Sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan
Tinggi, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian.
Naskah Dinas
penetapan yang ditandatangani sendiri oleh Menteri ditetapkan dengan
sistematika dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan
mengenai pembentukan peraturan perundang-undangan. Naskah Dinas penetapan yang
ditandatangani oleh pejabat yang menerima kuasa dari Menteri ditetapkan dengan
sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Naskah Dinas penetapan
ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
c)
Naskah Dinas Penugasan
Naskah Dinas
penugasan dimuat dalam bentuk: surat perintah; dan surat tugas. Surat perintah
merupakan Naskah Dinas yang berisi perintah dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya untuk melaksanakan
pekerjaan atau tugas tertentu. Surat perintah ditandatangani oleh paling rendah
pejabat pimpinan tinggi pratama pada masing-masing Unit Organisasi dan pemimpin
PTN. Surat tugas merupakan Naskah Dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada pegawai dan/atau seseorang untuk melaksanakan suatu tugas atau
kegiatan. Surat tugas ditandatangani oleh paling rendah pejabat pimpinan tinggi
pratama pada masing-masing Unit Organisasi dan pemimpin PTN. Naskah Dinas
penugasan dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
2)
Naskah Dinas Korespondensi
Dinyatakan dalam Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 Tentang
Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) bahwa
Naskah Dinas korespondensi terdiri atas: nota dinas; surat dinas; dan surat
undangan.
a) Nota Dinas
Nota dinas merupakan
Naskah Dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari
bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat dan berisikan catatan atau
pesan singkat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi. Nota dinas dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Nota
dinas dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
b) Surat Dinas
Surat dinas merupakan
Naskah Dinas yang berisi pelaksanaan tugas atau kegiatan pejabat dalam menyampaikan
informasi kedinasan kepada pihak lain, baik di dalam maupun di luar instansi
yang bersangkutan. Surat dinas ditandatangani oleh pemimpin unit kerja. Surat
dinas dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
c) Surat Undangan
Surat undangan
merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang
untuk menghadiri suatu acara kedinasan pada waktu dan tempat yang telah
ditentukan. Surat undangan ditandatangani oleh pemimpin unit kerja. Surat undangan
dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
3.
Naskah Dinas Khusus
Berdasarkan Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 Tentang
Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud), Naskah
Dinas khusus terdiri atas: nota kesepahaman; perjanjian kerja sama dalam
negeri; surat kuasa; berita acara; surat keterangan; surat pernyataan; surat
pengantar; pengumuman; dan perjanjian internasional. Nota kesepahaman merupakan
Naskah Dinas yang berisi kesepakatan mengenai sesuatu hal di antara para pihak yang
akan ditindaklanjuti dengan perjanjian kerja sama. Nota kesepahaman
ditandatangani oleh Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya pada Unit Utama
yang memperoleh pelimpahan kewenangan dari Menteri dan pemimpin PTN yang
memperoleh persetujuan dari Menteri. Nota kesepahaman dibuat dengan sistematika
dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Perjanjian kerja sama
dalam negeri merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang
objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan
tindakan atau perbuatan hokum yang telah disepakati bersama. Perjanjian kerja
sama dalam negeri ditandatangani oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya,
atau pimpinan PTN. Perjanjian kerja sama dalam negeri dibuat dengan sistematika
dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Surat kuasa merupakan
Naskah Dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan
suatu kegiatan kedinasan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa ditandatangani
oleh paling rendah pejabat pengawas. Surat kuasa dibuat dengan sistematika dan
format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Menteri ini.
Berita acara
merupakan Naskah Dinas yang berisi uraian tentang suatu kegiatan atau kejadian
kedinasan yang ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
Berita acara ditandatangani oleh paling rendah pejabat pengawas. Berita acara dapat
disertai lampiran. Berita acara dibuat dengan sistematika dan format
sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Menteri ini.
Surat keterangan
merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau
seseorang untuk kepentingan kedinasan. Surat keterangan ditandatangani oleh
pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Surat keterangan
dibuat dengan sistematika dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Surat pernyataan
merupakan Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal mengenai pegawai atau
pejabat yang menandatangani surat pernyataan disertai pertanggungjawaban atas
pernyataan tersebut. Surat pernyataan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Surat pernyataan dibuat dengan sistematika
dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Surat pengantar
merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantarkan atau menyampaikan
dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar
ditandatangani oleh pemimpin unit kerja. Surat pengantar dibuat dengan
sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pengumuman merupakan
Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada
para pegawai atau pemangku kepentingan terkait. Pengumuman ditandatangani oleh
paling rendah pejabat pimpinan tinggi pratama pada Unit Organisasi, pemimpin
UPT, sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau pejabat yang berwenang
pada PTN. Pengumuman dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum
dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri
ini.
Perjanjian
internasional merupakan Naskah Dinas yang berbentuk perjanjian dalam bentuk dan
nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara
tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. Perjanjian
internasional dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi
internasional, atau subjek hokum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan
para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan iktikad
baik. Perjanjian internasional dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan
dan kerja sama antarnegara. Penggunaan bahasa dalam perjanjian internasional sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Bentuk perjanjian internasional
terdiri atas: persetujuan (agreement); nota kesepahaman (memorandum of
understanding); pengaturan (arrangement); dan surat pernyataan kehendak (letter
of intent). Perjanjian internasional ditandatangani oleh Menteri. Menteri dapat
mendelegasikan kewenangan penandatanganan perjanjian internasional kepada pejabat
pimpinan tinggi madya atau pemimpin PTN. Perjanjian internasional
ditandatangani paling rendah oleh pejabat pimpinan tinggi pratama atau pemimpin
fakultas pada universitas, institut, dan pemimpin jurusan pada politeknik. Perjanjian
internasional disusun dengan sistematika dan format sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan naskah perjanjian.
4.
Naskah Dinas Lainnya
Naskah Dinas lainnya
terdiri atas: notula; laporan; dan telaahan staf. Notula merupakan bentuk
uraian yang disampaikan oleh pembuat notula rapat atau notulis yang memuat
hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat. Notula
dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi tugas. Notula dibuat dengan
sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Laporan merupakan
Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan kedinasan. Laporan
dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi tugas. Laporan dibuat dengan
sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Telaahan staf
merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat
dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau
penyelesaian yang disarankan. Telaahan staf dibuat dan ditandatangani oleh
pegawai yang membuat telaahan staf. Telaahan staf dibuat dengan sistematika dan
format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini
Selengkapnya
silahkan download salinan dan lampiran Permendikbud
Nomor 3 Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan (Kemendikbud), melalui link yang tersedia di bawah ini.
Link
download Salinan dan Lampiran Permendikbud
Nomor 3 Tahun 2021 (DISINI)
Demikian
informasi tentang Permendikbud Nomor 3
Tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
(Kemdikbud). Semoga ada manfaatnya
Terima kasih atas informasi yang sangat bermanfaat.